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Warum RPA für jedes Unternehmen in der digitalen Transformation interessant wird

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen per Robotic Process Automation (RPA) verspricht Unternehmen Effizienzzuwachs bei standardisierten Aufgaben und Abläufen in den unterschiedlichsten Betriebsbereichen. RPA kann die digitale Transformation damit wesentlich voranbringen.

Was kann Robotic Process Automation leisten?

Heute sind Unternehmen aller Branchen gezwungen, sich agiler aufzustellen, um in einem zunehmend digitalisierten Umfeld erfolgreich zu wirtschaften. Von den Krisen dieser Tage zusätzlich verstärkt werden in nahezu allen Bereichen immer mehr Flexibilität und immer schnellere Reaktionszeiten verlangt. Denn nur wer auf jederzeit veränderliche Bedingungen am Markt und auf wechselnde Kundenbedürfnissen zeitnah eingehen kann, kann auch seine Position im Wettbewerb halten und stärken. Robotic Process Automation (RPA) kann dabei zu einem wesentlichen Element der digitalen Transformation werden.

RPA eröffnet Unternehmen eine zeitgemäße Lösung, um Kosten zu senken, bestehende Ressourcen optimal einzusetzen und Umsätze und Margen nachhaltig zu steigern. In einer Zeit, in der gut ausgebildete Mitarbeiter knapp sind, sind effiziente Prozesse und ein effektiver Einsatz der vorhandenen Arbeitskraft vordringlich. RPA ermöglicht Unternehmen, Routineabläufe und wiederkehrende Aufgaben im Betrieb zu automatisieren, die sonst von Menschen erledigt werden, und so die Abwicklung deutlich zu vereinfachen und beschleunigen.

Sind zum Beispiel unterschiedliche Systeme im Unternehmen vorhanden, ist es Aufgabe der Mitarbeiter, entsprechende Transferleistungen und Datenübertragungen inklusive erforderlicher Anpassungen manuell in einem oder mehreren Systemen im vorzunehmen. Typische Szenarien für Anpassungen sind Bestellungen (E-Mail-Übergang in ein Bestellsystem), Kundenanfragen (E-Mail-Übergang in ein Ticketsystem), Checkout-Prozesse sowie Erhebungen und Prognosen.

Die Liste solcher Zeitfresser ist endlos. Mit Blick auf die wirtschaftlichen Herausforderungen wird es daher essenziell, Mitarbeiter zu entlasten und auch die Qualität in der Bearbeitung zu verbessern.

Die Workforce des 21. Jahrhunderts: RPA, KI, ML und Big Data

RPA kombiniert Software-Lösungen mit Künstlicher Intelligenz (KI), Maschinellem Lernen (ML), Big Data und anderen Technologien. So entsteht eine intelligente digitale Workforce, mit der sich beispielsweise auch besonders datenintensive Aufgaben automatisieren lassen, die bislang mit großem Aufwand manuell ausgeführt werden mussten.

Die Software-Roboter („Bots“) können regelbasierte Prozesse mit mehr Präzision und Effizienz ausführen. Im Gegensatz zu traditionellen Automatisierungsmethoden besitzt RPA zudem die Fähigkeit, zu lernen und sich an veränderte Gegebenheiten und Ausnahmen anzupassen. Ist die RPA-Software erst einmal darauf vorbereitet, den Workflow bestimmter Prozesse in der Anwendung zu erfassen und zu verstehen, kann sie Daten verarbeiten, Reaktionen auslösen, neue Aktionen initiieren und selbstständig mit anderen Systemen interagieren.

Einfache Integration – zügiger ROI

Um solche Automatisierungen zu integrieren, müssen Unternehmen keine wesentlichen Änderungen bei ihren Back-Office-Systemen oder bei ihren strategischen Prozessen vornehmen. Selbst wenn sie mit unterschiedlichen Systemen an unterschiedlichen Orten arbeiten würden, kann der RPA-Prozess vieles miteinander vernetzen. RPA ist auch in der Lage, unterschiedliche Probleme und Herausforderungen auf mehreren Ebenen der Organisationshierarchie zu adressieren.

Vorteile einer RPA-Einführung auf einen Blick

Exaktheit: Da Software-Bots nun die Funktionalität übernehmen, werden nahezu alle Arten typisch menschlicher Fehler vollständig eliminieren. Mit mehr Präzision entfällt eine erneute Überprüfung der bearbeiteten Aufgaben – eine große Zeitersparnis.

Verlässlichkeit: Bots können Regeln fehlerfrei anwenden, bestimmte Aufgaben ausführen, ohne Fehler zu machen, und den Handlungsablauf in verschiedenen Iterationen nicht ändern.

Konsistenz: Bots können die immer gleiche Aufgabe stunden- oder tagelang mit gleicher Genauigkeit und Effizienz wiederholen, ohne nachzulassen oder die Leistung zu mindern.

Garantierte Sicherheit: Aufgaben wie die Bearbeitung von hoch vertraulichen Dokumenten können effizient und ohne menschliche Eingriffe bearbeitet werden. Da diese RPA-Bots nur die Aufgaben ausführen, für die sie programmiert wurden, sind sie keine Gefahr für andere vertrauliche Faktoren.

Niedrige technische Barrieren: Da ein RPA-Bot mit einem vordefinierten Code arbeitet, kann auch ein Mitarbeiter mit geringem technischem Know-how bzw. Programmierkenntnissen einen Bot mit RPA-Tools konfigurieren.

Personalauslastung: Arbeitskraft lässt sich besser nutzen. Mitarbeiter, die bisher mit repetitiven, oftmals banalen Aufgaben beschäftigt waren, können künftig anspruchsvollere Aufgaben erledigen.

Servicequalität: RPA kann die Qualität im Kundenservice durch erhöhte Effizienz und Genauigkeit sowie mit personalisierten Interaktionen wesentlich verbessern.

Für die zukünftige Entwicklung im Unternehmen entscheidend:

Auch bei organisatorischen Änderungen, einem Strategiewechsel oder bei einem Systemwechsel lassen sich RPA-Konfigurationen jederzeit leicht anpassen, da sie direkt aus der Cloud heraus integriert werden. Das Plus an Effizienz und Genauigkeit, ein hohes Einsparpotenzial versprechen einen schnellen Return-on-Investment.

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