Kommunikationsstrategien zur Einführung von Microsoft Dynamics 365 – 5 hilfreiche Tipps

In einer Welt der digitalen Transformationen macht die Einführung eines neuen Systems in einem Unternehmen unweigerlich auch Verhaltens- und Kulturänderungen erforderlich. Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, müssen die Menschen einbezogen werden; die Beteiligung der betroffenen Personen ist nicht nur ein Weg, mögliche Widerstände zu minimieren, sie trägt wesentlich zum Erfolg des Projekts bei. Fehlende oder unzureichende Kommunikation kann die Produktivität, die Kosten, die Zeitplanung und die Compliance für das neue System beeinträchtigen.

Diese ist kritisch für den Mehrwert und Business Case der Transformation. Mehrwert wird über die Verhaltensweisen und Prozesse der Mitarbeiter erzeugt, nicht das System, welches nur als Enabler wirkt.

Eine robuste Kommunikationsstrategie muss daher das ganze Unternehmen einbinden: mit Aktualisierungen für leitende Mitarbeiter und wichtige Stakeholder sowie mit Informationen für die gesamte Belegschaft, die erklären, was sich verändern wird und was jeder Einzelne tun muss.

Microsoft Dynamics 365 betrifft nicht nur Prozesse, es befähigt Menschen, diese Prozesse auszuführen. Ihre Changemanagement- und Kommunikationspläne sollten dies berücksichtigen. Sie sollten die Menschen von Anfang an beteiligen und Kommunikation liefern, die engagiert und inspirierend ist, nicht nur, um das System einzurichten, sondern auch, um sein Potenzial maximal auszuschöpfen und eine nachhaltige Transformation des Unternehmens zu erreichen.

In diesem Blog-Post gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie die Veränderung strategisch klug kommunizieren und eine überzeugende und motivierende Kommunikationsstrategie zur Einführung von Dynamics entwickeln.

„Menschen sind viel besser darin, mündliche Kommunikation zu verstehen als schriftliche; persönliche Anfragen sind 34-mal effektiver als E-Mails.“

Sichern Sie sich die Unterstützung der Geschäftsleitung

Die Einführung von Microsoft Dynamics 365 ist sehr wahrscheinlich eine große Investition für Ihr Unternehmen.  Beziehen Sie von Anfang an das Führungsteam in die Entwicklung der Kommunikationsstrategie ein. Stellen Sie sicher, dass es die Strategie versteht, unterstützt und ein Teil davon ist. Im Idealfall wird die Chefetage so zum wichtigen Stützpfeiler Ihrer Strategie. Ihr Eintreten für die Veränderung und ihre Integration in das größere strategische Bild verleiht dem Kommunikationsplan eine vertrauenswürdige Stimme.

Wenn Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen, dass sie ihr Verhalten oder die Unternehmenskultur anpassen, ist es ganz besonders wichtig, dass Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. Persönliche Kanäle wie Mitarbeiterversammlungen, Informationsveranstaltungen, Workshops oder digitale Kanäle wie Webinare und Videos können hier von großer Bedeutung sein, da sie es den Führungskräften ermöglichen, mithilfe verbaler und nonverbaler Mittel ihre Begeisterung und Unterstützung für die geplante Veränderung zu kommunizieren.

Verkaufen Sie eine Geschichte

Menschen lieben Geschichten. Geschichten spielen eine wichtige Rolle bei der Wissensvermittlung: Sie helfen uns, Informationen zu verstehen und abzurufen und sie erzeugen Empathie. Wenn wir Geschichten von Menschen hören, sind wir näher am Erlebnis.

In Bezug auf die Einführung von Microsoft Dynamics 365 gibt eine Geschichte die Möglichkeit, die Aufmerksamkeit der Zuhörer auf das „Warum“ zu richten, indem wir einen Kontext herstellen und darlegen, inwiefern die Veränderung der Gesamtstrategie zugutekommt und unsere Erfolgsvision teilen. 

Zum Changemanagement-Prozess gehört auch eine Folgenabschätzung der wichtigsten Änderungen. Sie hilft, deutlich zu machen, was sich ändern wird und welche Folgen für den Einzelnen zu erwarten sind. Ihre Geschichte sollte diese menschliche Erfahrung und die Bedeutung der Änderung auf menschlicher Ebene reflektieren; nutzen Sie dabei eine klare Sprache, die Ihre Zuhörer überzeugt.

Beginnen Sie damit, zu beschreiben, was passiert. „Wir machen die Arbeit schneller und einfacher“ ist besser als „Wir planen eine digitale Transformation, um neue Lösungen zu schaffen“. Erzählen Sie eine Geschichte, die Ihre Mitarbeiter mittragen möchten. Sie sollte natürlich klingen, leicht verständlich, einprägsam und authentisch sein. Außerdem sollte sie unbedingt das Interesse und die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe wecken oder starke Bewunderung auslösen.

Entscheiden Sie sich für einen Rhythmus

Nachdem Sie Ihre Geschichte entwickelt haben, sollten Sie sie immer wieder erzählen. Gute Kommunikation konzentriert sich auf das Publikum. Es geht nicht um die Informationen, die Sie weitergeben wollen – denken Sie daran, was Ihre Zuhörer brauchen und was ihr Interesse fesseln könnte. Eine praktische Hilfe ist „denken, fühlen, handeln“: Welches Resultat soll Ihre Kommunikation erzielen? Was sollte das Publikum daraufhin denken, fühlen und tun?

Stellen Sie sicher, dass Ihr Kommunikationsplan möglichst umfassend und auf die verschiedenen Zielgruppen abgestimmt ist und dass er die Geschichte aus allen Perspektiven erzählt, damit die Kernbotschaften unterschiedlich vermittelbar sind. Es gibt keine „Patentlösung“ für alle Fälle. Denken Sie daran, dass Menschen unterschiedlich viel Zeit brauchen, um Änderungen anzunehmen und sich anzupassen. Ihre Kommunikation sollte die Menschen in dieser Entwicklung unterstützen.

Begeisterung und Engagement für Veränderung zu erzeugen dauert allerdings eine gewisse Zeit, abhängig von der Größenordnung und den Auswirkungen der Veränderung.

Ihr Kommunikationsplan sollte klar festlegen, wer was wann und wie macht. Ein guter Plan sorgt dafür, dass nicht zu viel auf einmal passiert, damit die Menschen auch Zeit haben, Ihre Botschaften aufzunehmen und zu verarbeiten.

Beteiligen Sie die Stakeholder

Wenn Sie die Menschen im Change-Prozess beteiligen, schaffen Sie eine Verbindung mit ihnen und geben ihnen einen Grund, sich ebenfalls für diese Veränderung einzusetzen. Holen Sie Experten, Unterstützer der Change-Initiative und Influencer kommunikativ mit ins Boot. Beziehen Sie sie früh in Ihre Pläne ein. Diese Gruppen können Ihnen erste Rückmeldungen zu Ihren Ideen geben und sind außerdem in der Lage, Botschaften im gesamten Unternehmen zu verbreiten und zu etablieren.

Geben Sie diesen Stakeholdern eine Rolle in Ihrer Geschichte. Lassen Sie sie an der Entwicklung teilhaben und bedenken Sie, was sich für die Stakeholder ändert und was sie von den Veränderungen halten.

Teilen Sie sich mit und hören Sie zu

Zu den Messmetriken für Ihre Kommunikation sollten Sie auch Kanäle für die wechselseitige Kommunikation bereitstellen, die jederzeit verfügbar sind und über entsprechende Feedback-Schleifen verfügen.

Fragen Sie nie nach Feedback, wenn Sie nicht bereit sind, darauf zu reagieren. Stellen Sie eindeutige Möglichkeiten zur Verfügung, wie man das Projektteam persönlich kontaktieren kann. Schaffen Sie einfache und effektive Anlaufstellen, während sich das Projekt entwickelt. Über Chatgruppen, offene Besprechungen, Q&A-Sessions, firmeninterne Briefkästen oder andere Lösungen können die Beteiligten jederzeit Fragen oder Probleme ansprechen. Teilen Sie das Feedback und die Fragen, die Sie erhalten, und erklären Sie, wie Sie darauf reagieren werden. Stellen Sie allen Beteiligten ein stets aktuelles Dokument zu häufig gestellten Fragen zur Verfügung.

Nutzen Sie Ihre Bewertungen der Veränderungsbereitschaft als Werkzeug, um Ihren Kommunikationsplan anzupassen und auf Wünsche Ihrer Mitarbeiter zu reagieren. Seien Sie bereit, Ihren Kommunikationsplan agil zu handhaben. Testen Sie Ihre Kanäle und Herangehensweisen und lernen Sie aus den Resultaten. Und beweisen Sie vor allen Dingen, dass Sie zuhören.

Zusammenfassung

Wenn Sie genauso viel Zeit für das Changemanagement und die Kommunikation aufwenden wie für Ihren Technik- und Prozessplan, hat Ihr Projekt gute Erfolgschancen. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie ein robustes Programm für Ihr Changemanagement und die Kommunikation implementieren und damit kostenintensive Fehler vermeiden können?