DYNAMICS 365 HUMAN RESOURCES Aufbau eines Mitarbeiterprofils
Johannes Limberger beleuchtet in Microsoft Dynamics 365 for Human Resources ein, wie Datensätze für Mitarbeiterprofile, Stellen und Positionen angelegt und wie sie miteinander vernetzt sind.
Mit Dynamics 365 Human Resources stellt Microsoft eine sehr umfassende Lösung zur Personalverwaltung und für das Personalmanagement bereit.
Das System arbeitet mit unterschiedlichen Personal-Datensätzen, um die Beziehung zwischen einem Unternehmen und Arbeitskräften darzustellen. Diese sind wiederum in die Kategorien „Mitarbeiter“ und „Auftragnehmer“ unterteilt:
- Mitarbeiter-Datensätze: Diese werden für aktive Arbeitnehmer genutzt, die in einerfestangestellt sind.
- Auftragnehmer-Datensätze: Diese werden für aktive externe Arbeitskräfte verwendet, die in der Personalabteilung als HR-Datensatz erfasst werden. Das sind sämtliche Arbeitskräfte, die nicht in einer juristischen Einheit eines Unternehmens festangestellt sind.
- Arbeitskraft-Datensätze: Darunter fallen alle anderen HR-Datensätze, beispielsweise für inaktive oder ehemalige Mitarbeiter.
Personalverwaltung am Beispiel eines Mitarbeiter-Datensatzes
Am Beispiel eines fiktiven Mitarbeiters „John Emory“ möchten wir den Aufbau eines Mitarbeiter-Datensatzes erläutern. John arbeitet festangestellt als Lagerfachkraft bei Contoso Entertainment System USA. In seinem Mitarbeiterprofil sehen wir zunächst eine Übersicht mit Angaben zu seiner Anstellung und zur Betriebszugehörigkeit.
Im Mitarbeiterprofil werden alle HR-relevanten Angaben erfasst: Name, Arbeits- und Privatadresse sowie Kontaktangaben wie Telefon, E-Mail oder der Link zu einem zugehörigen XING- oder LinkedIn-Profil. Solche Angaben können auch dazu verwendet werden, um einen Mitarbeiter beispielsweise über sein Profil per E-Mail oder Telefon zu kontaktieren.
Das Standardprofil in Dynamics 365 Human Resources enthält eine Vielzahl von Feldern und Tabellen zur Erfassung der persönlichen Informationen. Je nach Standort und Datenschutz-Bestimmungen können diese Informationen variieren. Bei Bedarf können Felder als Pflichtfelder deklariert, zur Bearbeitung gesperrt oder ausgeblendet werden. Außerdem können auch neue Felder in vorhandene Tabellen eingefügt werden. Mit dieser Personalisierungsoption lässt sich jedes Profil an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen.
Über das Mitarbeiterprofil können Nutzer direkt auf personalbezogene Informationen wie Vergütung, Zusatzleistungen, Qualifikationen, Urlaub und Abwesenheit oder Beschäftigungshistorie zugreifen. Mit allen relevanten Angaben an einem Ort wird so die HR-Verwaltung deutlich einfacher und effizienter.
Der ist ein weiterer spezieller Arbeitsbereich für Mitarbeiter der Personalabteilung. Er ermöglicht ihnen einen schnellen und direkten Zugriff auf grundlegende Systemfunktionen zu allen aktiven Mitarbeitern im Unternehmen. Der Zugriff auf dieses und alle anderen Module kann über die Sicherheitskonfiguration in Dynamics 365 Human Resources flexibel gesteuert werden.
Organisationsverwaltung mit Stellen und Positionen
Dynamics 365 Human Resources kann die Unternehmensstruktur und das Stellenorganigramm einer Organisation abbilden. Es arbeitet mit „Stellen“ und „Positionen“, um entsprechende Hierarchien im Unternehmen abzubilden. Stellen sollen einen Rahmen für System-Positionen vorgeben, die die eigentliche Arbeitsaufgabe eines Mitarbeiters beschreiben.
Eine „Stelle“ ist also ein Hauptdatensatz, der die Stellenbeschreibung und andere relevante Informationen enthält. „Positionen“ sind Planstellen, die zur Erfüllung einer Stelle erforderlich sind und Mitarbeitern zugewiesen werden.
In unserem Beispiel mit der Lagerfachkraft John Emory arbeiten wir mit der Stellenbeschreibung „Lagerfachkraft“ (engl. „Warehouse Worker“). Für diese Stelle wird ein Rahmen definiert, der Auswirkungen auf alle zugehörigen Positionen in der HR-Umgebung hat. Wie zuvor beschrieben kann sie Angaben und auch Vorgaben zur Vergütung oder Qualifikation enthalten. Alle bei der Stelle hinterlegten Informationen werden dann an Positionen vererbt.
John Emory zugeordnete Position ist ein Vollzeitstelle und gehört organisatorisch zur Abteilung „Operations“. Sein Arbeitsplatz ist seit dem 1. Januar 2005 aktiv und seit dem 22. September 2010 von ihm besetzt. Die übergeordnete Vorgesetzten-Position hat die Bezeichnung „Warehouse Manager“ und ist in unserem Beispiel von einer Ellen Gasca bekleidet. Solche Angaben werden zur Abbildung der Organisationshierarchie verwendet und können auch bei Self-Service-Funktionalitäten für Mitarbeiter und Manager mitgenutzt werden.
Mitarbeiter-Self-Service
Die Position wurde John Emory direkt am Tag seiner Einstellung zugewiesen, das lässt sich anhand des Startdatums der Zuweisung und der Informationen in der Registerkarte „Position“ feststellen.
Mit der Zuweisung seiner Position erhält John auch die Möglichkeit, den integrierten Mitarbeiter-Self-Service zu verwenden. Damit können Mitarbeiter Einblick in ihre Personalinformationen erhalten und eine Reihe nützlicher Zusatzfunktionen aufrufen.
Hier kann John beispielsweise Urlaub beantragen. Je nach Konfiguration geht sein Antrag über Workflows zur Genehmigung an Vorgesetzte oder an die Personalabteilung weiter. Er kann persönliche Angaben in seinem Profil ändern, die sich mit einem Wechsel der Adresse oder der Rufnummer ergeben. Zusätzlich kann er seine Qualifikationen, persönlichen Ziele, Leistungsbeurteilungen und Weiterbildungen überprüfen.
Diese und ähnliche Funktionen ermöglichen Mitarbeitern, ihr Profil selbst zu verwalten. Mit den Self-Service-Funktionen wird die Personalabteilung entlastet und kann sich auf Wichtigeres konzentrieren.