So planen und realisieren Sie die Implementierung von Microsoft Dynamics 365

Verhält sich Ihr Unternehmen eher proaktiv oder eher reaktiv? Viele Unternehmen haben bei Betriebsabläufen oder Daten oft keinen Gesamtüberblick und tun sich entsprechend schwer, auf Herausforderungen flexibel zu reagieren. Verbringt Ihr Kundendienst zu viel Zeit damit, bei Anfragen entsprechende Informationen zu finden? Verfügen Sie über geeignete Tools und Ressourcen, um den Anruf Ihres Kunden und entsprechende Lösungsschritte zu prognostizieren? Es macht einen großen Unterschied, welche der Fragen Sie mit Ja beantworten können. An diesem Punkt kommt Microsoft Dynamics 365 ins Spiel.

Verhält sich Ihr Unternehmen eher proaktiv oder eher reaktiv? Viele Unternehmen haben bei Betriebsabläufen oder Daten oft keinen Gesamtüberblick und tun sich entsprechend schwer, auf Herausforderungen flexibel zu reagieren. Verbringt Ihr Kundendienst zu viel Zeit damit, bei Anfragen entsprechende Informationen zu finden? Verfügen Sie über geeignete Tools und Ressourcen, um den Anruf Ihres Kunden und entsprechende Lösungsschritte zu prognostizieren? Es macht einen großen Unterschied, welche der Fragen Sie mit Ja beantworten können. An diesem Punkt kommt Microsoft Dynamics 365 ins Spiel.

Die auch als D365 bekannte Microsoft-Lösung ist Cloud-basiert und führt CRM- und ERP-Funktionen in Anwendungen zusammen, die integriert aufeinander abgestimmt sind und alle Bereiche Ihres Unternehmens effizient miteinander verbinden, insbesondere Finanzen, Vertrieb, Marketing sowie Kunden- und Außendienst.

Die Lösung bietet Ihnen vielerlei Vorteile. Sie können …

• das System einfach handhaben und weiter anpassen
• Ihre Informationssysteme naht- und reibungslos vernetzen
• Ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten
• aufschlussreiche datengestützte Analysen durchführen
• Ihren Vertriebszyklus verkürzen
• die Kundenzufriedenheit verbessern
• die Kundenbindung stärken
• Ihren Return-on-Investment insgesamt erhöhen
• von allen Vorteilen der Automatisierung profitieren

Unser Leitfaden für Microsoft Dynamics 365 gibt Ihnen einen Überblick zum Integrationsprozess mit Best Practices sowie Empfehlungen zur Zusammensetzung des Implementierungsteams und einiges mehr.

Der Integrationsprozess für Microsoft Dynamics 365

1. Starten Sie mit dem „Warum“

Verknüpfen Sie die Investition in D365 mit Ihrer strategischen Vision und Ihren Zielen. Bei welchen Aspekten kann die Plattform Sie unterstützen? Versuchen Sie, messbare Ziele zu definieren, zum Beispiel „binnen zwei Jahren die höchste Kundenzufriedenheitsrate in unserer Branche erreichen“.

Haben Sie das „Warum“ erst einmal bestimmt, konzentrieren Sie sich auf einzelne Geschäftsbereiche im Unternehmen. Erfassen Sie mögliche Effizienzsteigerungen, aktuelle Schwachstellen und allgemeine Anforderungen. Erstellen Sie eine Ergebnisliste (Backlog) und kategorisieren Sie diese nach dem erwarteten Geschäftsnutzen.

2. Erstellen Sie ein fachübergreifendes Projektteam

Der nächste Schritt besteht darin, ein geeignetes Team für die Planung und Umsetzung der Integration zusammenzustellen. Solche wichtigen Stakeholder müssen ein tiefgehendes Verständnis von ihrem Geschäftsbereich haben, um konstruktive Anforderungen an das System festlegen und bestimmen zu können, wie sich D365 auf die täglichen Abläufe im Unternehmen auswirkt.

Viele Unternehmen glauben, dass die Implementierung von D365 eine reine Sache der IT sei und beauftragen deshalb das IT-Team mit der Implementierung. Die IT spielt zwar eine Rolle, aber sie hat nicht die gleiche Perspektive wie die Fachanwender. Um sicherzustellen, dass D365 Ihre Ziele erfüllt, konzentrieren Sie sich eher auf Business-Analysten und Fachexperten –mit anderen Worten, auf die Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen und Ihr Geschäft besonders gut kennen und sich entsprechend engagieren.

Betrifft die Implementierung zum Beispiel die Abteilungen Finanzen, Logistik, Vertrieb und Kundenservice, sollte mindestens ein Vertreter je Bereich im Team vertreten sein. Im Idealfall sollten sich diese Personen ganz der Implementierung von D365 widmen können. Das heißt, Sie sollten auch in Betracht ziehen, für diese Zeit Ersatz für sie bereitzustellen. Dauert das Projekt – je nach Umfang und Komplexität – beispielsweise sechs bis neun Monate,  sollte der Kundenservice nicht unbesetzt sein.

3. Definieren Sie wesentliche Ziele

Bedenken Sie den Projektumfang und das erwartete Ergebnis. Wie sieht ein Erfolg aus? Soll das gesamte Unternehmen Dynamics 365 nutzen oder nur bestimmte Teams? Welche Prozesse soll die Software unterstützen? Indem Sie die Ziele im Voraus festlegen, können Sie entsprechend planen. Wenn Sie mit einem Partner zusammenarbeiten, werden Sie möglicherweise gebeten, eine Liste von Leistungsindikatoren (KPIs) zu erstellen, anhand derer Sie auf eine erfolgreiche Umsetzung hinarbeiten können. Arbeiten Sie mit den Leitern der jeweiligen Bereiche zusammen, um Ergebnisse zu ermitteln, die den Mehrwert der Implementierung aufzeigen.

4. Sichern Sie Ihr Vorhaben ab

Natürlich ist Planung bei jedem Projekt wesentlich, aber besonders wichtig ist sie bei der Implementierung eines dedizierten Systems zur Unternehmensorganisation. Da Dynamics 365 Cloud-basiert ist, müssen Sie Ihre Infrastruktur und Systemarchitektur überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Anwender ohne Leistungseinbußen auf extern gehostete Anwendungen zugreifen können.

Bedenken Sie unbedingt auch die Gesamtauswirkungen von D365 auf Ihr Unternehmen. Viele Unternehmen übersehen bei der Implementierung neuer Technologien die menschliche Seite des Wandels. Hier sind einige Fragen für Sie, die Ihrem Unternehmen bei der Umstellung helfen können:

• Wie komplex ist der Change-Prozess zur Einführung des neuen Systems?
• Gibt es parallel weitere signifikante Veränderungen im Unternehmen?
• Welche Rollen werden am meisten betroffen sein?
• Welche Schulungsmöglichkeiten hat das Unternehmen?
• Wer wird Executive Sponsor im Projekt?
• Wie werden alle Anwender unterstützen?
• Wie werden neue Benutzer ins System eingeführt?

5. Erfassen Sie die Funktionalitäten von Microsoft Dynamics 365

Dynamics 365 hat eine Menge zu bieten. Deswegen ist es wichtig, Funktionalitäten der Lösung kennenzulernen, bevor sie implementiert wird. Wenden Sie sich an Microsoft oder an einen Implementierungspartner wie Hitachi Solutions , um besser zu verstehen, wie die Plattform Ihr Geschäft beschleunigen kann.

6. Machen Sie eine Prozessprüfung

Nehmen Sie sich die Zeit, um die Prozesse im gesamten Unternehmen zu analysieren. Dies ist auch der Zeitpunkt, um aktuelle Organigramme zu Geschäftsprozessen zu sammeln. Mit gut dokumentierten Prozessen lässt sich bei der Implementierung viel Zeit sparen.

7. Bewerten Sie gegenwärtige Systeme und Tools

Machen Sie eine Bestandsaufnahme von Software-Anwendungen in jeder Geschäftseinheit, die Teil des Prozesses sein werden. Ist die gesamte Software auf dem neuesten Versionsstand? Sie sollten sicherstellen, dass sich die vorhandenen Systeme problemlos in D365 integrieren lassen. Zu diesem Zeitpunkt ist es auch wichtig, dass Ihr Team vorausschaut und sich mit der neuen Lösung vertraut macht.

8. Bereinigen Sie die Daten

Prüfen Sie die Qualität Ihrer Daten, legen Sie fest, welche Daten nach Dynamics 365 migriert werden sollen. Eliminieren Sie anschließend veraltete, redundante oder irrelevante Informationen. Bedenken Sie, dass Ihr System nur so gut ist wie seine Daten. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass alle Daten so sauber wie möglich sind. Eine Datenbereinigung ist oft zeitaufwendig und erfordert hohen Aufwand für das gesamte Unternehmen. Nach sorgfältiger Überprüfung und Bereinigung Ihrer Daten stellen Sie sicher, dass diese leicht referenziert und während der Implementierung zugänglich sind.

9. Machen Sie Tests und Schulungen

Machen Sie sich ein ehrliches Bild von Ihren Testkapazitäten. Wie könnte der Testprozess im Unternehmen aussehen? Lassen Sie eine kleine Gruppe von Anwendern bei den Tests mithelfen, um sicherzustellen, dass jeder Bereich in Ihrer Organisation mit dem neuen System gut arbeiten kann. Ihrem Team bietet es die Möglichkeit, sich mit D365 vertraut zu machen, bevor es in Betrieb geht.

Überlegen Sie auch unbedingt, wie Sie Ihre Mitarbeiter in der Software schulen möchten: im Präsenz- oder E-Learning-Format oder mit einer Kombination von beidem. Benutzerschulungen sollten rollenbasiert und auf die Lernstile Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten sein.

10. Einführung und Bewertung

Seien Sie am Tag des Go-live vorbereitet auf Hindernisse. Ihr Team sollte bereit sein, Fragen der Anwender zu beantworten und ihre Teams durch die Umstellung zu führen. Ihr IT-Team sollte in der Lage sein, Support zu leisten und technische Fragen zu beantworten.

Wichtig zu wissen: Die Implementierung eines Unternehmenssystems ist niemals endgültig. Nach dem Go-live sollten Sie regelmäßige Updates einplanen und dabei das Feedback der Anwender berücksichtigen. Planen Sie kontinuierliche Verbesserungen und berücksichtigen Sie Veränderungen, insbesondere wenn sich Prioritäten ändern.

Best Practices bei der Implementierung von Microsoft Dynamics 365

Ergänzend möchten wir Ihnen noch Best Practices zu D365 vorstellen:

• Bestimmen Sie, wo Ihre Software gehostet wird. Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden haben (unsere Empfehlung: Azure DevOps), bestimmen Sie die Anzahl der Lizenzen, die Sie für den Anfang brauchen.
• Legen Sie fest, wie Sie die Implementierung nachverfolgen möchten. Wie erfahren Sie, ob alles gut läuft? Überwachen Sie Ihr Budget, die Arbeit Ihres Teams und den Projektplan.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team motiviert bleibt. Vergessen Sie nicht, wie wichtig es ist, dass Ihr Implementierungsteam sich effektiv am Prozess beteiligt (und vom Management unterstützt wird).
• Stellen Sie sicher, dass Sie die Geschäftsprozesse in ihrer Gesamtheit erfassen. Tiefgehendes Prozessverständnis gewährleistet, dass keine Schritte übersehen werden.

Wie sollte sich das Implementierungsteam zusammensetzen?

Teamgröße und Rollen einzelner Mitglieder hängen von Ihrem Unternehmen ab. Folgende Rollen sind jedoch unerlässlich:

• Executive Sponsor: Ein Executive Sponsor ist für die Endkontrolle der Implementierung verantwortlich. Er oder sie sollte als Experte während der gesamten Implementierung präsent sein und allen Beteiligten das „Warum“ erläutern können. Ein Executive Sponsor ist Impulsgeber und Aufsicht zugleich. Die Person muss nicht in alle Details eingebunden sein, hat jedoch ein Gesamtverständnis vom Integrationsprozess, den Auswirkungen und den gesteckten Zielen.
• Projektverantwortlicher: zuständig für Budgetkontrolle, Ressourcen, Risiken und Projektplan.
• Business Analyst (BA): Diese Position wird oft von jemandem außerhalb eines Unternehmens besetzt, der sich Ihre gegenwärtigen Prozesse und Verfahren genau ansieht, um zu verstehen, was funktioniert und was nicht. Der BA unterstützt Sie dabei, Anforderungen zu formulieren und Effizienzzuwächse in den Geschäftsprozessen zu identifizieren.
• Fachexperte: Ein Fachexperte ist üblicherweise ein Teammitglied mit viel Erfahrung und Expertise in einem bestimmten Tätigkeitsbereich oder einer Abteilung, den oder die er auch im Team vertritt.
• Technical Architect: Dieses Mitglied sollte auch Teil des IT-Teams sein. Es hilft bei der Erarbeitung von Integrationswegen, Architekturen und der Wartungsplanung.
• Verantwortlicher für das Testing: Bevor Ihr Dynamics-System live geht, sollte es einen der wichtigsten Aspekte des gesamten Prozesses durchlaufen: das Testing. Ein designierter Testmanager stellt sicher, dass die Lösung ordnungsgemäß funktioniert und erkennt Probleme, bevor sie in Betrieb geht.
• Superuser/Poweruser: Diese Teammitglieder sollten im Laufe des Integrationsprozesses identifiziert und rekrutiert werden. Power-User sind in der Regel „Early Adopters“, die sich die Zeit nehmen, D365 gründlich zu lernen. Sie geben ihr Wissen dann an andere im Unternehmen weiter und können den Anwendern bei nicht-technischen Anfragen helfen.

Identifizieren Sie Performance-Lücken

Mit den geeigneten Mitgliedern im Team sollten Sie sich Gedanken über die Kompetenzen und Skills machen, die Sie für die Einführung der neuen Softwarelösung benötigen.

Untersuchen Sie zunächst die Fähigkeiten, die bereits vorhanden sind. Stellen Sie dann fest, was noch fehlt – der Prozess der Skill-Gap-Analyse. Damit können Sie entscheiden, ob Sie weitere Ressourcen aktivieren sollten.

Wie gesagt sind Business-Analysten hier äußerst hilfreich. Ziehen Sie Personen im Unternehmen in Betracht, die über entsprechende Qualifikationen verfügen, wie Geschäftsprozess-Ingenieure, die als Brücke zu den technischen Teams fungieren können. Sie können auch Geschäftsexperten einsetzen, die die Befugnis haben, Entscheidungen für ihre Geschäftseinheit zu treffen.

Legen Sie die Anforderungen für jede Rolle fest und erstellen Sie eine Tabelle zur Bewertung der Skills, um zu sehen, wie gut Sie aufgestellt sind. Ein Beispiel:

Warum sollten Sie zur Implementierung von Dynamics 365 einen Partner einbinden?

Mit der Skill-Gap-Analyse werden Sie feststellen, dass Sie nicht über alle Fähigkeiten und Fertigkeiten innerhalb Ihrer Organisation verfügen, um eine erfolgreiche D365-Implementierung zu gewährleisten. Ziehen Sie deshalb in Betracht, einen externen Partner an Bord zu holen.

Sie benötigen einen Partner mit Erfahrung – nicht nur jemanden, der die D365-Implementierung vornimmt. Sie brauchen einen Partner, der Ihnen bei der Planung und Priorisierung behilflich ist und Best Practices empfehlen und implementieren kann, einschließlich Prozessentwicklung und -verfeinerung.

Viele Vorteile sprechen für die Zusammenarbeit mit einem externen Implementierungspartner:

• Branchenkenntnisse
• Expertise im Changemanagement
• Erfahrung bei der Implementierung
• Expertise bei der Integration
• Schulungen und Supportleistungen
• Qualitätsgarantie und Best Practices

Das ist der Punkt, wo Hitachi Solutions ins Spiel kommen kann.

Hitachi Solutions: Ihr vertrauensvoller Partner für Microsoft Dynamics 365

Hitachi Solutions verfügt über das Branchenpotenzial, um Ihren Herausforderungen mit geeigneten Lösungen zu begegnen. Transformieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit intelligenten Anwendungen, die nahtlos in der Cloud zusammenarbeiten.

Unser Implementierungsteam ist mehr als ein Team von technischen Beratern. Wir verfügen über umfangreiche Branchen- und Technologieerfahrung und können Ihnen den idealen Weg aufzeigen, wie Sie Microsoft Dynamics 365 erfolgreich implementieren und optimal für Ihre jeweiligen Anforderungen nutzen können.

Sprechen Sie mit unseren Experten und erfahren Sie, wie Microsoft Dynamics 365 Ihre Unternehmensprozesse beschleunigen kann.

FAQ zur Implementierung von Dynamics 365

• Was sind die Vorteile mit Microsoft Dynamics 365?
  Mit D365 profitieren Sie von einer integrierten, nahtlos vernetzten Umgebung. Sie können Daten besser nutzen, den Vertriebszyklus verkürzen, die Kundenbindung stärken, den Kundenservice verbessern, Ihr Unternehmenswachstum voranbringen und den Return on Investment steigern.
• Wie können wir uns auf die Implementierung vorbereiten?
  Das gilt es, einiges zu beachten. Wichtig ist vor allem, dass Sie Ihre gegenwärtigen Systeme überprüfen und evaluieren, entsprechend planen und ein gutes Team aufstellen.
• Warum sollte ich einen Implementierungspartner in Betracht ziehen?
  Ein guter Implementierungspartner bietet Ihnen geschäftliche Beratung und Fachwissen, Schulungen und Support-Services. Er kann Sie dabei unterstützen, Qualität und Best Practices sicherzustellen.

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