Umweltbehörde baut Regulierungsdienste im Herzen der britischen Regierung um
Der Kunde
Die Herausforderung
Die EA sah sich mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert, denn es waren über 100 verschiedene Anwendungen im Einsatz, darunter mehr als 20 allein im Genehmigungsdienst, was die Umsetzung von Änderungen zu einer gewaltigen Aufgabe machte. Die Umsetzung der Anforderungen einer neuen Anwendung konnte bis zu zwölf Monate in Anspruch nehmen, wobei spätere Änderungen oft auf die lange Bank geschoben wurden. Dieser Flickenteppich von Systemen schuf eine komplexe und unübersichtliche Umgebung, die die Effizienz beeinträchtigte.
Diese Diskrepanz zwischen Geschäftsanforderungen und Anwendungsbereitstellung war nicht nur bei EA zu beobachten. Um diese Kluft zu überbrücken und geschäftsorientierte Innovationen zu fördern, entschied sich DEFRA für Microsoft Power Platform zur Entwicklung von No-Code- und Low-Code-Anwendungen.
Tim Skaptason, leitender Architekt für das Regulatory Services Programme bei EA, betonte, wie wichtig die Konsolidierung des Technologie-Stacks ist. Er bemerkte: „Die allgemeine Einführung von Power Platform bei DEFRA passt nahtlos zu unserem Ansatz. Wir können konfigurationsgesteuerte Anwendungen erstellen, die Effizienz steigern und schnellere Reaktionen auf regulatorische Änderungen ermöglichen.“
The initial focus of modernisation efforts within EA was on permitting activities, a vital function involving individuals and organisations across various licensing areas. One of the largest challenges EA faced was the outdated nature of their systems, with some dating back up to 30 years. These systems struggled to control and collect data, interface with applicants, and communicate progress internally. Frequent attempts at improvement resulted in makeshift patches on an ageing infrastructure. With the adoption of new technology, EA can now operate dynamically and efficiently, aligning with evolving business requirements.
Der anfängliche Schwerpunkt der Modernisierungsbemühungen innerhalb der EA lag auf den Genehmigungsaktivitäten, einer wichtigen Funktion, an der Personen und Organisationen aus verschiedenen Genehmigungsbereichen beteiligt sind. Eine der größten Herausforderungen für die EA war die Veralterung ihrer Systeme, die teilweise bis zu 30 Jahre alt waren. Diese Systeme hatten Schwierigkeiten bei der Kontrolle und Erfassung von Daten, der Kommunikation mit Antragstellern und der internen Kommunikation von Fortschritten. Häufige Verbesserungsversuche führten zu notdürftigen Flickschustereien an einer veralteten Infrastruktur. Durch die Einführung neuer Technologien kann EA nun dynamisch und effizient arbeiten und sich an die sich entwickelnden Geschäftsanforderungen anpassen.
Hitachi Solutions bringt ein umfangreiches digitales Fachwissen mit und ergänzt damit unsere solide Geschäftserfahrung. Ihre Erkenntnisse haben uns geholfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und unsere Initiativen zu beschleunigen.
Gillian Pratt
Deputy Director Future Regulation at Environment Agency
Die Lösung
Hitachi Solutions spielt eine zentrale Rolle als strategischer Partner für das Programm und nutzt seine umfassende Erfahrung mit Kundenprojekten, um den Nutzen zu steigern. Der überarbeitete Ansatz verfolgt eine portalzentrierte Strategie, die auf Microsoft Azure-Technologien aufbaut und sich nahtlos in das DEFRA-Kundenidentitätssystem integrieren lässt. Die auf der Plattform gesammelten Daten können nahtlos über Power Apps oder direkt in Microsoft Dynamics fließen, was den Zugriff über Microsoft Dataverse, Azure Synapse Analytics und andere integrierte Azure-Daten- und Analysetools erleichtert. Sie können diese Daten über Power Apps oder Power BI-Berichte und -Dashboards für EA-Benutzer präsentieren und den zusätzlichen Vorteil automatisierter Workflows über Power Automate und andere Azure-Ressourcen nutzen.
Verbesserte Nutzerzufriedenheit
Zeitersparnis
Verbesserte Effizienz
Kostenersparnis und IT-Rationalisierung
Steigerung der Datenqualität
Gesteigerte Effizienz: Mit der Einführung digitaler Lösungen seit Dezember 2022 und der vollständigen operativen Umsetzung bis Mai 2023 hat die EA bemerkenswerte Verbesserungen bei der Geschwindigkeit der Verarbeitung von Arbeitslasten erfahren. Dies hat zu einer zehn- bis fünfzehnprozentigen Ressourceneinsparung in allen Bereichen geführt, wobei einige Teams, die direkt mit den Anträgen befasst sind, Zeiteinsparungen von bis zu 80 Prozent verzeichnen. Diese neu gewonnene Effizienz ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf proaktivere und lohnendere Aufgaben zu konzentrieren, wodurch sich das Arbeitsumfeld insgesamt verbessert.
Verbesserte Nutzerzufriedenheit: Ein wichtiger Meilenstein bei dieser Umstellung ist die einhellige Zustimmung der zugelassenen Organisationen. Eine Umfrage ergab, dass 100 Prozent der Befragten die Vorteile des neuen Systems anerkennen und dabei die verbesserte Datenqualität und die allgemeine Systemfunktionalität anführen. Dieser Zufriedenheitsgrad unterstreicht die positiven Auswirkungen der digitalen Transformation auf interne und externe Interessengruppen.
Zeitersparnis: Die EA schätzt, dass die vorgenommenen Verbesserungen das Potenzial haben, den Organisationen, die mit ihnen zu tun haben, Zeit zu sparen, was etwa 11.000 Tagen pro Jahr entspricht. Diese Zeitersparnis bedeutet einen erheblichen Nutzen für die Branche als Ganzes.
Kosteneinsparungen und Rationalisierung der IT: Durch die Ersetzung von fünf oder sechs Anwendungen und die angestrebte Ersetzung von insgesamt 40 Systemen, von denen jedes durchschnittlich 150 000 Pfund kostet, erzielt die EA erhebliche Kosteneinsparungen. Diese digitale Transformation ermöglicht es der Organisation, mit weniger mehr zu erreichen, Daten zusammenzuführen und die IT-Infrastruktur zu rationalisieren, was langfristig finanzielle Vorteile mit sich bringt.
Verbesserung der Datenqualität: Die EA hat proaktive Schritte zur Verbesserung der Datenqualität unternommen, indem sie APIs für den Abgleich neuer Daten mit externen Quellen verwendet und Daten- und Analyseplattformen einsetzt, um die Qualität historischer Daten und Lücken zu bewerten und zu beheben. Dies gewährleistet genaue, zuverlässige und hochwertige Daten und schafft die Voraussetzungen für die Integration künftiger Datenquellen, wie z. B. Sensordaten aus der Umweltüberwachung, die bei der Einhaltung von Vorschriften helfen können.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Transformation von EA nicht nur die internen Abläufe verbessert, sondern auch erhebliche Vorteile für die Interessengruppen der Branche mit sich bringt, die Nutzerzufriedenheit erhöht, die IT-Ressourcen rationalisiert und die Datenqualität verbessert, um die Organisation für den Erfolg in einer sich ständig weiterentwickelnden Landschaft zu positionieren.
Die Zukunft
Nach der erfolgreichen Konsolidierung und Rationalisierung des Datenzugriffs ist die EA nun bereit, sich auf eine Reise der Innovation zu begeben, die durch dieses angereicherte Datenökosystem angeheizt wird. In Humberside nutzt ein Team für den Klimawandel diese Ressource bereits, um mithilfe eines digitalen Zwillings der Umwelt potenzielle Szenarien zu modellieren und dabei die traditionellen Silos von Wasser, Abfall und Fischerei zu überwinden. Chris Cope hebt das transformative Potenzial dieses Ansatzes hervor, der eine umfassendere und ganzheitlichere Perspektive auf die Umwelt ermöglicht und einen Ansatz für das gesamte Einzugsgebiet verfolgt.
Darüber hinaus verspricht der Einsatz digitaler Zwillinge eine vorausschauende Modellierung zum Nutzen der Umwelt, ein leistungsfähiges Instrument für die Gestaltung einer nachhaltigen Zukunft. Diese Pionierarbeit ist nicht auf einen einzigen Bereich beschränkt, denn ähnliche Initiativen werden auch in anderen Bereichen des Unternehmens eingeführt.
Dies eröffnet Möglichkeiten zur Optimierung von Arbeitsabläufen mit Power Automate, fördert die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teams und bietet ein umfassendes Verständnis im gesamten Unternehmen. Der Erfolg dieser Initiativen verändert nicht nur die Arbeitsweise von EA, sondern sorgt auch für eine zukunftssichere Architektur, wobei sich das Hauptaugenmerk nun auf die Migration historischer Datensätze richtet. Die EA ist gut positioniert, um in Sachen Umweltinnovation und -verantwortung eine Vorreiterrolle zu spielen.
Verantwortungsvoller Umgang mit KI
Während die EA den Einsatz fortschrittlicher Technologien ausweitet und diese weiter in ihre Dienste integriert, bereitet sich die Agentur proaktiv auf die verantwortungsvolle Integration von künstlicher Intelligenz (KI) in ihre Tätigkeiten vor.
„Wir sind uns bewusst, dass einige der Organisationen, die wir regulieren, bereits die Möglichkeiten der KI nutzen. Um unsere Führungsrolle in der Regulierung zu behaupten, müssen wir nicht nur Schritt halten, sondern auch danach streben, einen Schritt voraus zu sein“, betont Gillian Pratt. „Wir befinden uns zwar noch in der Anfangsphase, aber mit der Unterstützung von Microsoft sind wir zuversichtlich, dass uns dies gelingen wird.“
Chris Cope teilt diesen Enthusiasmus für das zukünftige Potenzial von KI und hebt insbesondere die Nutzung von Azure OpenAI hervor, um Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen. Er unterstreicht die Bedeutung eines verantwortungsvollen Umgangs mit Daten und hebt gleichzeitig das transformative Potenzial von KI hervor, das er als „Game Changer“ bezeichnet. EA baut seine KI-Kapazitäten aktiv aus und ist bereit für eine völlige Umstellung bei der Nutzung von Daten.
Abschließend stellt Gillian Pratt eine Zukunft vor, in der EA eine umfassende und kontextualisierte Sichtweise zusammenstellen kann, die ein tieferes Verständnis der Faktoren ermöglicht, die zu Entscheidungen führen, die nicht immer mit den Umweltzielen übereinstimmen. Durch die Nutzung von KI will die Behörde die Umwelt, die damit verbundenen Vorteile und das Wohlbefinden ihrer Bürger proaktiv unterstützen.