Es gibt zahllose Berichte über Herausforderungen bei Microsoft Dynamics 365 Projekten. Daher will ich im Folgenden die Faktoren herausstellen, die es bei der Umsetzung zu beachten gilt, um die Erfolgswahrscheinlichkeit zu maximieren. Was aber ist hier eigentlich mit Erfolg gemeint?
Erfolg bedeutet nicht nur, dass die eingesetzte Dynamics 365-Lösung an der Unternehmensstrategie ausgerichtet ist und ihren Zwecke erfüllt. Um Erfolg zu haben, muss die Lösung von den Nutzern akzeptiert werden, damit sie die gewünschten Vorteile auch nutzen.
Folgende Faktoren sind wichtig für den Erfolg von Microsoft Dynamics 365 Projekten:
- Mitreißende Projektvision – Ihre mitreißende Vision inspiriert andere, indem sie Ihre Gründe glaubhaft macht. Als sich Martin Luther King 1963 vor eine Viertelmillion Leute stellte, sagte er ja auch „Ich habe einen Traum“ und nicht „Ich habe einen Plan“. Visionen und Träume inspirieren Menschen, genau wie King eine ganze Generation begeistert hat. Ihre Projektvision muss zudem Ihr Leitstern sein: Behalten Sie sie auch dann im Blick, wenn Sie während der Umsetzung Entscheidungen zu Umfang und Richtung treffen.
- Ausrichtung an Projektzielen – Wenn Sie eine Vision haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele klar und gut daran ausgerichtet sind. Sind sich alle in Ihrem Führungsteam über die Projektziele einig? Vermeiden Sie Situationen, in denen Mitarbeiter Ihr Projekt wie beim Tauziehen in unterschiedliche Richtungen lenken, um ihrem eigenen Zweck und ihrer eigenen Agenda zu dienen.
- Geschäftsverantwortung und Unterstützung – Dynamics 365 ist eine Business-Anwendung, die Ihr Unternehmen verwandeln wird. Alle Mitarbeiter müssen voll hinter Ihrem Projekt stehen. Sie dürfen nicht das Gefühl bekommen, die IT-Abteilung oder die Geschäftsleitung drängt ihnen das Projekt auf.
- Ausreichend und qualifizierte Unternehmensvertreter – Dieser Erfolgsfaktor könnte zu denen gehören, die im Unternehmen am schwierigsten umzusetzen sind. Für beste Ergebnisse müssen die besten Leute in Ihrem Unternehmen am Dynamics 365-Projekt arbeiten, denn sie wissen, was Ihr Unternehmen wirklich braucht. Das Problem ist, dass diese Mitarbeiter auch ihr Tagesgeschäft erledigen. Ich habe einmal in einem Projekt mitgearbeitet, bei dem uns ein Unternehmen seinen schlechtesten Mitarbeiter gegeben hat. Er hatte bereits einen PVP (persönlichen Verbesserungsplan) abzuleisten, und im Rahmen des Projekts sollte nun belegt werden, dass er das Unternehmen verlassen sollte. Was glauben Sie, wie viel Erfolg in einer solchen Situation erzielt werden kann? Es empfiehlt sich, Mitarbeiter von unten nach oben zu verschieben, um die Besten der Besten zu bekommen.
- Starke Projektsteuerung – Die Umsetzung von Dynamics 365-Lösungen ist nicht immer einfach. Risiken und Probleme treten auf, manche Entscheidungen fallen schwer. Der Umfang muss gut gesteuert und die Auswirkungen aller Änderungen müssen bewertet werden. Gute Governance-Methodiken werden schnell vernachlässigt, wenn die Umsetzung in vollem Gange ist – das gilt es zu vermeiden. Sorgen Sie dafür, dass die Governance nicht unterbrochen wird, und behalten Sie jederzeit die Zügel Ihres Projekts in der Hand.
- Eine gut definierte Methodik – Wenn Sie mit der Umsetzung beginnen, muss jeder Einzelne wissen, was er zu tun hat und wie das Projekt funktionieren soll. Um Dynamics 365 zu implementieren, müssen Sie viele verschiedene Informationen analysieren und erfassen und danach genau überwachen. Jeder Systemintegrator hat seine eigene Methodik. Wählen Sie die, die am besten definiert und am robustesten sind.
- Aussagekräftiges Projekt-Reporting und effiziente Kommunikation – Für Ihr Projekt wird analysiert, entworfen, entwickelt und getestet, dadurch ändert sich seine Struktur täglich. Entscheidungen werden getroffen, Probleme treten auf. Wenn so viele Personen an einem Projekt beteiligt sind – von Analysten über Unternehmensvertreter bis hin zum Governance- und Führungsteam – verliert man schnell den Überblick, wer welche Informationen besitzt. Ohne das geeignete Reporting und eine effiziente Kommunikation zu Ihrem Projekt gehen Informationen verloren oder werden nicht verstanden oder es werden falsche Erwartungen geweckt. Die resultierende Ablehnung kann Ihr Projekt verlangsamen. Eine Projektkultur rutscht leicht ins Negative ab. Vermitteln Sie in Ihrem Reporting die Botschaft „Wir kennen die Risiken und – keine Sorge! – wir tun was dagegen.“
- Fokus auf das organisatorische Changemanagement – Mit dem Entwurf, der Entwicklung und der Prüfung Ihrer Lösung ist das Projekt noch nicht abgeschlossen. Ich kenne eine Menge Fälle, in denen die Lösung zwar gut aufgebaut war und alle Prüfungen bestanden hat, aber dennoch nicht gut von den Nutzern angenommen wurde. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und leistet bei Änderungen gerne Widerstand. Die Einführung von Dynamics 365-Lösungen in Geschäftsfunktionen stellt das Tagesgeschäft erst einmal auf den Kopf. Einfach nur Schulungen durchzuführen und das Beste zu hoffen, reicht nicht immer aus. Mit einem starken organisatorischen Changemanagement können Sie die Änderungen bewerten und bei Bedarf eingreifen. Um eine hohe Benutzerakzeptanz für die neue Lösung zu erreichen, müssen Sie Ihre Nutzer an der Änderungskurve entlang auf die positive Seite führen.
Für den gewünschten Erfolg müssen die ersten vier Erfolgsfaktoren von Ihrer Führungsriege ermöglicht werden, um die vier anderen kümmert sich Ihr Projektteam mit Unterstützung der Führungsriege. Mit der richtigen Planung wird die Umsetzung von Dynamics 365 auch in Ihrem Unternehmen ein Erfolg.
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