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Microsoft Forms

Alles, was Sie über Microsoft Forms wissen müssen

Hitachi Solutions > Blog > 2019 > 09 > Alles, was Sie über Microsoft Forms wissen müssen

Das Produkt

Microsoft Forms gehört seit Juni 2016 zur Produktsuite von Office 365. Das Tool dient zum Erstellen von ausfüllbaren Online-Umfragen, die online (oder intern) freigegeben werden können. Die erhaltenen Antworten werden direkt an das Backoffice-System gesendet und können dort gespeichert oder bearbeitet werden.

Anwendungsbeispiele

Pädagogen nutzen Microsoft Forms zum Erstellen von Tests: Ein Formular wird zum Ausfüllen an die Schüler bzw. Studenten gesendet, die Antworten werden dann entweder gespeichert und später bearbeitet oder automatisch im Backend korrigiert und die Ergebnisse werden den Schülern bzw. Studenten per E-Mail mitgeteilt.

Unternehmen generieren mit Microsoft Forms neue Leads über Mailings oder ihre Website.

Eventplaner verschicken mit Microsoft Forms Einladungen, erfassen die Antworten und übermitteln sie zur Bearbeitung an das Backoffice-System des Auftraggebers. Auch automatische E-Mail-Antworten auf Teilnahmebestätigungen, z. B. zum Erfragen von Essenswünschen, sind möglich.

Zudem wird Microsoft Forms für Umfragen anhand von Fragebögen online oder auf der Straße mit mobilen Geräten eingesetzt.

Microsoft Forms und Microsoft Forms Pro im Vergleich

Große Unternehmen können Microsoft Forms in zahlreichen Bereichen einsetzen; Microsoft Forms Pro ist die Business Version des Produkts. Zu den Unterschieden: Microsoft Forms Pro lässt sich in Microsoft Flow schnell und einfach in bestehende Prozesse integrieren, z. B. zum automatisierten Versand eines Feedback-Fragebogens an Kunden nach dem Projektabschluss. Umfragen in Microsoft Forms Pro können mit einigen wenigen Codezeilen direkt in eine Website eingebettet werden. Mit Microsoft Forms Pro können Antworten direkt in einem CDS gespeichert werden; somit ist die problemlose Zusammenführung der Daten mit anderen Geschäftsdaten sowie die Berichterstellung in PowerBI möglich. Formulare in Microsoft Forms Pro können um Verzweigungslogiken erweitert werden, so kann ihr Fluss an die Benutzerantworten angepasst werden.

Einschränkungen von Microsoft Forms und Microsoft Forms Pro

  • Mit Microsoft Forms sind bis dato maximal 100 Fragen pro Formular möglich
  • Benutzer können die Formulare nicht zur späteren Bearbeitung speichern oder bereits versendete Antworten ändern.
  • Bei Fragen mit einem Auswahlangebot werden nur 60 Optionen gespeichert.
  • Für Textantworten stehen maximal 4.000 Zeichen zur Verfügung.
  • Für Fragen, bei denen die Benutzer eine Rangfolge erstellen sollen, stehen pro Antwort lediglich zwischen 2 und 10 Optionen zur Verfügung.
    • Bei Fragen mit 2 vorgegeben Optionen können nur 50 Fragen, bei Fragen mit 10 Optionen nur 20 Fragen gestellt werden – beides im Rahmen der Maximalvorgabe von 100 Fragen.
  • Likert-Skalen sind auf 20 Fragen begrenzt.
    • Nicht die Likert-Skalen selber, sondern jede „Aussage“ auf der Skala wird einzeln gezählt.

Voice of the Customer

Mit der Einführung von Microsoft Forms und Microsoft Forms Pro hat Microsoft Voice of the Customer abgelöst; die Umfrageerstellung und Datensammlung ist jedoch noch bis 1. Juli 2020 möglich:

https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/get-started/whats-new/customer-engagement/important-changes-coming

Abschließende Bemerkungen

Microsoft Forms ist ein unglaublich nützliches Tool in der Microsoft-Suite, das trotz der Einschränkungen, die hoffentlich mit der Zeit weniger und vielleicht sogar komplett beseitigt werden, in zahlreichen Bereichen eingesetzt werden kann.

Im Vergleich zu Voice of the Customer ist Microsoft Forms sehr viel übersichtlicher. Design, Erstellung und Integrationsoptionen des Tools wurden erheblich verbessert. Die Migration von Kunden auf diese Plattform ist zwar relativ aufwendig, wird künftig jedoch einfacher und eröffnet höchstwahrscheinlich neue Möglichkeiten.

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Jack Nutkins

Jack Nutkins ist Technical Consultant im Team Customer Engagement (Microsoft Dynamics 365) bei Hitachi Solutions (UK). Der erfahrene Dynamics-CRM-Experte verfügte bereits über acht Jahre CRM-Erfahrung, als er 2019 zu Hitachi kam. Er hat Dynamics CRM in diverse andere Plattformen integriert und ist ständig auf der Suche nach neuen und besseren Wegen der Verschlankung und Automatisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen durch Nutzung der Azure-Plattform und der damit verbundenen Technologien.

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Jack Nutkins

Jack Nutkins ist Technical Consultant im Team Customer Engagement (Microsoft Dynamics 365) bei Hitachi Solutions (UK). Der erfahrene Dynamics-CRM-Experte verfügte bereits über acht Jahre CRM-Erfahrung, als er 2019 zu Hitachi kam. Er hat Dynamics CRM in diverse andere Plattformen integriert und ist ständig auf der Suche nach neuen und besseren Wegen der Verschlankung und Automatisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen durch Nutzung der Azure-Plattform und der damit verbundenen Technologien.

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