Die Vorbereitung auf die Lieferung von Spielzeug an alle guten Kinder der Welt in einer Nacht erfordert eine Menge Arbeit, mit vielen verschiedenen Systemen und Prozessen beteiligt. Bis jetzt hat dies viel Arbeit und manuellen Aufwand erfordert, aber in diesem Jahr verwendet der Nordpol den Microsoft Power Automate (früher Microsoft Flow), um die geschäftige Zeit des Jahres viel einfacher und weniger hektisch zu machen.
Koordination für den großen Tag beinhaltet viele Systeme: Sie haben das CRM-System mit den Adressen aller guten Kinder aus allen Ländern der Welt, ERP und Produktionsplanungssoftware für den Spielzeugherstellungsprozess, Projektmanagement-Anwendungen um den Fortschritt bei Weihnachtsaufgaben zu verfolgen, Außendienst für die Planung und Routenverwaltung und sogar einige alte Mainframe-Systeme, um die Liste für Knecht Ruprecht zu verwalten.
Also, wie kann Power Automate die Dinge für Weihnachtsmann & Co. KG einfacher machen? Anbei die wichtigsten Punkte, die den Weihnachtsmann und seine Elfen begeistert:
- Systemintegration: Vor Power Automatisieren mussten sich die für die Herstellung von Spielzeug zuständigen Elfen auch in das CRM-System einloggen, um für die guten Kinder die entsprechenden Spielzeuglieferungen zuzuordnen. Als Basis gelten die Daten aus den Briefen an den Weihnachtsmann. Seit Power Automate ist dies zu einem nahtlosen Prozess geworden. Wenn ein Brief in das CRM-System eingegeben wird, erstellt ein Power Automate-Flow eine Spielzeuganforderung im ERP-System. Wenn diese Anforderung abgeschlossen ist, aktualisiert Power Automate automatisch den Status des Briefes im CRM-System und gibt an, dass die Anforderung beantwortet wurde, zusammen mit den entsprechenden Auftragsinformationen.
- Benachrichtigungen: Vor Power Automate waren Benachrichtigungen alle manuell. Die Fertigungselfe musste dem Briefmanager eine E-Mail senden und sie darüber informieren, dass ihre Bestellung erfüllt wurde. Nachdem der Prozess jedoch automatisiert wurde, kann der Flow auch eine Benachrichtigung an den zuständigen Kindermanager senden, ihn darüber informieren, dass der Auftrag erfüllt wurde, und einen Link zu den Auftragsinformationen bereitstellen. Mit Power Automate kann diese Art von Benachrichtigung viele verschiedene Formen annehmen, basierend auf dem, was Ihre Benutzer bevorzugen – E-Mail, SMS-Textbenachrichtigungen, mobile Push-Benachrichtigungen und vieles mehr.
- Verbesserte Genauigkeit: Durch die Verwendung von Power Automate hat der Nordpol einen dramatischen Rückgang der versehentlichen Spielzeuglieferungen (ATDs) erlebt. Sie denken, dass Ihr Job stressig ist? Stellen Sie sich vor, wenn Sie einem Kind einen Darth Vader Helm schenken, obwohl es gerade einen Baby-Yoda bekommen hätte!
- Business Process Management: Nicht alle Prozesse können automatisiert werden. Einige verlangen von den Elfen bestimmte Aktionen. Hier helfen Geschäftsprozessflüsse dem Chef-Elf sicherzustellen, dass die richtigen Verfahren eingehalten werden. Mit Power Automate ermöglicht der Weihnachtsmann die Erstellung immersiver visueller Geschäftsprozesse für manuelle Prozesse. Diese zeigen den Elfen ganz genau die Phasen eines Prozesses und welche Schritte durchzuführen sind. In der Vergangenheit waren diese nur in Microsoft Dynamics 365 verfügbar, aber mit Power Automate können sie Geschäftsprozessflüsse für einen Prozess erstellen, und Power Automate erstellt die App automatisch für den Geschäftsprozessfluss. Dadurch wird sichergestellt, dass die Elfen wissen, was sie tun müssen. Die Elf-Betreuer können leicht abschätzen, wo sich eine Elf im Prozess befindet.
- Legacy-Systemautomatisierung: Power Automate verfügt zwar über 300 Anschlüsse an viele gängige Systeme, aber nicht alle Systeme verfügen über eine API- oder Support-Integration. Power Automate unterstützt UI Flows und bietet Robotic Process Automation (RPA)-Funktionen. So kann der Weihnachtsmann einen Vorgang in einem älteren System (entweder einem Websystem oder einer Windows-Desktopanwendung) aufzeichnen und dann den Prozess mit Power Automate automatisieren. Hierfür werden Variable und andere Werte übergeben. Obwohl manche Datenbank keine Standard-API haben, kann Santa das Drucken der Liste mit Power Automate immer noch automatisieren. UI-Flows können mit tracking oder ohne ausgeführt werden, je nachdem, ob von Benutzern zusätzliche Eingaben erforderlich sind. Das bedeutet, dass ein Prozess, der in der Vergangenheit von fünf Elfen ausgeführt wurde, nun vollständig automatisiert werden kann. Und die Elfen können sich dem widmen, was sie lieber tun: Spielzeug herstellen und ausliefern.
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Sebastian Zack arbeitet als Marketing Stratege für die Hitachi Solutions Germany GmbH mit Fokus auf die Lösung digitaler Herausforderungen zwischen Business, IT und Strategie. Er unterstützt Firmen in den Bereichen Marketing, E-Commerce, Go-To-Market-Strategien und Change Management, und arbeitet mit Agenturen, Klienten und Influencern zusammen, um Trends der Digitalen Transformation und Zukunft zu diskutieren und zu optimieren. Vor seiner jetzigen Tätigkeit fungierte er als Cloud-Solution-Projektleiter, strategischer Marketing-Berater im Bereich Retail, Automobile und Manufacturing sowie als Business Developer. Geprägt ist er vor allem durch seine internationalen Erfahrungen, allen voran Japan und Brasilien. Diese Erfahrungen lässt er in seine Arbeit einfließen, um neue Impulse und Ideen zu entwickeln.
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